Mitä vaihtoehtoja on kevään yhtiökokousten järjestämiseksi? Miten uudet ohjeistukset vaikuttavat toimintaamme?

Turun Isännöintikeskus on perehtynyt valtioneuvoston 6.5.2020 antamiin uusiin ohjeistuksiin ja päivittänyt toimintatapojaan niiden pohjalta. Omassa toiminnassamme pyrimme edelleen suojelemaan työntekijöitä ja asiakkaita kontakteja rajoittamalla.  

Asiakaspalvelu

Turun Isännöintikeskuksen toiminta jatkuu edelleen pääosin etänä. Toimistojen ovet on suljettu vierailijoilta ja henkilökunta työskentelee pääosin etänä. Palvelemme edelleen asiakkaita puhelimitse, sähköpostitse ja nettilomakkeiden välityksellä normaaleilla palveluajoilla.

Taloyhtiöiden hallitusten kokoukset

Hallitusten kokouksia suosittelemme edelleen pitämään etäkokouksina Microsoft Teamsin -välityksellä. Hallitusten kokouspäätökset on mahdollista tehdä myös sähköpostin ja puhelimen välityksellä.

Vaihtoehdot kevään 2020 yhtiökokousten järjestämiseksi

1) Perinteiset, fyysisessä paikassa pidettävät yhtiökokoukset:
Yhtiökokousta voi 24.4. annetun määräaikaisen lain mukaisesti lykätä enintään syyskuun loppuun. Tällä hetkellä kokoontumisrajoitus on 10 henkilöä, mutta 1.6. alkaen on toistaiseksi mahdollista järjestää korkeintaan 50 hlön yhtiökokouksia. Tällöin on kuitenkin huolehdittava esimerkiksi parin metrin turvaväleistä osallistujien välillä. Lisäksi on huomioitava valtioneuvoston toimintaohje yli 70-vuotiaille pysyä karanteenia vastaavissa olosuhteissa. Heille on siten taattava osallistuminen yhtiökokoukseen muilla keinoilla.

2) Yhtiökokouksen pitäminen postitse/sähköpostitse:
Postikokouksessa osakkaat ilmaisevat kantansa etukäteen postitse tai sähköpostitse. Asunto-osakeyhtiölaki edellyttää, että on olemassa myös fyysinen kokouspaikka, jossa on oltava vähintään yksi osakas. Käytännössä tämä yksi osakas (esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja) saapuu kokouspaikalle ja toimii kokouksen puheenjohtajana. Muita osakkaita suositellaan ilmaisemaan kantansa etukäteen postitse tai sähköpostitse. Lue lisää postikokouksesta Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton ohjeista.

3) Yhtiökokouksen järjestäminen etäyhteyksillä:
Turun Isännöintikeskus tarjoaa mahdollisuuden järjestää kokouksen etäyhteydellä Microsoft Teamsin välityksellä. Asunto-osakeyhtiölaki edellyttää, että on olemassa myös fyysinen kokouspaikka, jossa on oltava vähintään yksi osakas. Käytännössä tämä yksi osakas (esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja) saapuu kokouspaikalle. Muita suositellaan osallistumaan kokoukseen Teamsin välityksellä. Lue lisää kokouksen järjestämisestä etäyhteyksillä Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton ohjeista.

4) Yhtiökokouksen päätösten tekeminen ilman kokouksen järjestämistä:
Yhtiökokouksen päätökset voidaan myös tehdä ilman, että varsinaista kokousta järjestetään, jos kaikki osakkaat ovat asiasta samaa mieltä. Tästäkin pitää kuitenkin tehdä pöytäkirja. Tämä tapa sopii erityisesti samanmielisille, pienille yhtiöille.

Yhtiökokouksen järjestämistavasta päättää taloyhtiön hallitus, joka voi myös päättää yhdistää eri osallistumistapoja. Osakkaat voivat myös aina valtakirjalla valtuuttaa jonkun osallistumaan yhtiökokoukseen puolestaan kokoustavasta riippumatta. Turun Isännöintikeskuksen isännöitsijät auttavat hallituksia pohdinnassa juuri kyseiselle taloyhtiölle parhaasta vaihtoehdosta.