Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut Turun Isännöintikeskus Oy:ltä, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme.
Henkilötietojen käsittelyä koskeviin kysymyksiin vastaa palveluesimies Vesa Helinen, puh. (02) 275 2147.
Isännöintiyrityksessä säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:
- huoneiston tiedot
- huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
- henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämättömiä
- sähköpostiosoitteet
- puhelinnumerot
- sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
- huoneistossa asuvien edelliset osoitteet
Säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme, joka sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:
- huoneiston tiedot
- huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
- henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämättömiä
- sähköpostiosoitteet
- puhelinnumerot
- sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
- huoneistossa asuvien edelliset osoitteet
- huoneiston omistussuhteet (osakas, vuokralainen, muu)
Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten nettilomakkeilla, puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy asukassivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta. Isännöintikeskus voi lisäksi kerätä www-sivustoillaan käyttäjien päätelaitteita koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten www-analytiikan, avulla. Kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta yrityksen ulkopuolelle, pois lukien tietosuojasuunnitelman mukaiset yhteistyötahot.
Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.
Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietolain mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Turun Isännöintikeskus Oy, Yliopistonkatu 37 B, 20100 TURKU. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero tai sähköpostiosoite, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta. Tarkastuspyyntölomakkeen voi tulostaa tästä linkistä. Ennen kuin voimme luovuttaa tietoja, pyytäjän on todennettava henkilöllisyytensä viranomaisten hyväksymällä henkilöllisyystodistuksella (passi, henkilökortti tai ajokortti).
Asiakkaalla on oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.